Atender a um consumidor cada vez mais conectado exige das farmácias obtenção de dados, e-commerce atuante e maior eficiência operacional. Ferramentas do presente, para um futuro de sucesso.
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A busca de maior eficiência e velocidade na gestão de processos, visando acompanhar as exigências de um consumidor conectado e bem informado, passa diretamente pela digitalização das farmácias. Incorporar ao dia a dia tecnologias digitais e sistemas informatizados, em farmácias de pequeno, médio e grande porte, certamente transforma e otimiza as operações de gestão, os processos internos e a experiência de compra dos consumidores.
O conceito de digitalização vai muito além de oferecer produtos via e-commerce, na verdade abrange a modernização do negócio em suas diversas frentes, visando não só o consumidor e suas novas demandas de compra, mas também melhorando a eficiência administrativa e de gestão de pessoas.
Na visão de Edison Tamascia, Presidente da Febrafar (Federação Brasileira das Redes Associativistas e Independentes de Farmácias), “muitas farmácias têm um entendimento equivocado sobre o que realmente significa digitalização, limitando-se a pensar apenas em e-commerce. Essa visão restrita impede que aproveitem plenamente os benefícios da digitalização, que vão muito além das vendas online. A verdadeira digitalização inclui uma compreensão mais profunda do funcionamento da empresa como um todo, a identificação dos clientes e suas necessidades, a adaptação às demandas do mercado, a melhoria na gestão e a potencialização dos resultados. Os dados referentes ao crescimento do e-commerce fazem com que muitos gestores de empresas acreditem que esse é o caminho para o futuro e a forma de digitalização dos negócios. Contudo, esses não percebem que o caminho é muito mais amplo quando se pensa em digitalizar. É claro que os dados do e-commerce são positivos. Mas, para uma empresa aproveitar esse cenário é preciso que se pense muito além do e-commerce, ampliando a visão sobre o tema digitalização. Uma certeza que se tem é que independente do contexto analisado, para que empresários cresçam é fundamental que se pense na digitalização das lojas e processos”.
Implantação, os primeiros desafios
Seja em farmácias de pequeno ou médio porte, o primeiro desafio a ser enfrentado é o diagnóstico, ou seja, identificar quais são as áreas que precisam de maior atenção e melhoria, ter uma compreensão abrangente das necessidades do negócio e definir, a partir dessas informações, prioridades e metas para iniciar um plano de trabalho que considere cada etapa, desde a escolha de ferramentas apropriadas até a implantação e início dos processos. Basicamente, podemos considerar 4 passos iniciais:
1 – Avaliação de Processos: observe atentamente o funcionamento dos processos atuais, analisando com critério desde a compra e chegada dos produtos, até a venda e entrega ao cliente. Aponte seus pontos positivos, suas dificuldades e pontos críticos. Atenção especial a gestão de estoque, atendimento ao cliente e fluxo de caixa.
2 – Escolha das Ferramentas Digitais: Para integração dos setores da farmácia, incluindo os processos desde o estoque até a finalização da venda, os Sistemas de Gestão visam otimizar tempo, reduzir custos e melhorar a eficiência. Para um PDV digitalizado conte com leitores de QR Code e para aumentar seu alcance e vendas marque presença na web, com uma loja digital.
3 – Digitalização de Produtos: a base de dados é fundamental para que os resultados sejam efetivos e confiáveis. É importante que todas as informações dos produtos estejam registradas no sistema, gerando assim tabelas e planilhas de análise de dados capazes de, através de informações precisas, direcionar novas ações e exibir resultados.
4 – Atendimento e Marketing Digital: Aplique técnicas de Omnichannel e integre todos os canais de comunicação, loja física e online, oferecendo uma experiência de compra integrada ao cliente. Intensifique a presença online e desenvolva estratégias para divulgar a farmácia, produtos e promoções.
Vale lembrar que o processo de digitalização é contínuo e acompanha as inovações tecnológicas, apresentando constantemente a necessidade de adaptações e ajustes que surgem a partir da implantação e da definição de novos objetivos.
A importância da análise de dados
A implantação de um projeto de digitalização também pode levar ao melhor entendimento de hábitos de consumo e ajudar a estreitar o relacionamento com o consumidor. Mas esse é apenas um ponto dentre os tantos pontos importantes e de grande impacto após a implantação dos processos.
“Acredito que a digitalização vai muito além do consumidor, ou seja, possibilitar que todos os processos da farmácia estejam digitalizados. Isso, se bem utilizado, terá um valor imensurável para as lojas. No entanto, ao olhar para o futuro, quem já iniciou esse tipo de ação estará mais preparado do que o concorrente para uma nova realidade, plantando uma árvore hoje para colher lá na frente. Pode ser que daqui há alguns anos o modelo de negócios seja outro, totalmente personalizado, descontos diferentes para pessoas diferentes, contudo, para agilizar a percepção de mudança é preciso de dados, e para obtenção desses é fundamental que se tenha sistemas inteligentes. Ou seja, é preciso estar preparado para isso”, ressalta Edison Tamascia.
Nos processos internos, a digitalização de documentos e a integração com sistemas de informação proporciona acesso mais rápido e eficiente a dados muito relevantes para operações administrativas diárias. A disponibilidade de dados também possibilita personalizar o atendimento ao cliente e facilita muito a análise de resultados, que podem ser utilizadas nas estratégias de marketing e vendas.
A percepção dos primeiros resultados
A digitalização é um processo amplo e abrangente, que precisa levar em consideração as necessidades e áreas mais sensíveis de cada farmácia, dentro da sua realidade e funcionamento diário. Mas, é um processo necessário e irreversível, que aumenta exponencialmente as chances de sucesso e crescimento.
Em um mercado muito competitivo, Edison Tamascia acredita que “para que o processo de digitalização realmente ocorra, é preciso que se entenda todos os processos da operação, buscando alternativas para que a digitalização seja realmente ampla e integralmente transmitida para as lojas. Deve-se partir da premissa de que o público já é digitalizado, em vários níveis. Assim, o papel da digitalização é de se adequar aos anseios e necessidades deles para que se tenha realmente soluções efetivas. Dentro desse conceito, é preciso buscar também a participação de todos os que fazem parte dos processos, criando assim alternativas que sejam realmente práticas, garantindo que a digitalização não seja apenas uma teoria, mas sim uma solução aplicável e que proporcione resultados para todos que participam desse avanço. Assim, quem quis ir além, percebeu a necessidade de se adequar à transformação digital do consumidor. É óbvio que, em um primeiro momento, isso dá mais trabalho do que resultado, pois é preciso investir em processos para cadastro, aplicativos, sistemas, novas metodologias e isso não traz um resultado de curto prazo. Tenho uma visão de digitalização em vários âmbitos, tanto automatizando os processos internos para ganho de qualidade, quanto pelo lado do consumidor, digitalizando o processo de atendimento, entendendo os hábitos de consumo e estreitando o relacionamento”.
